PRIVACY POLICY
Informativa sul trattamento dei dati personali
ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)
1. Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento dei dati personali raccolti tramite il sito https://www.myrentservice.it (di seguito il “Sito”) è:
My Rent Service S.r.l., con sede legale in Via Variante Est – Tavernole, 40, 83030 – Manocalzati (AV), P.IVA/C.F. 02746870647, Tel. 199 304 661, cell./WhatsApp +39 366 4446705, Email info@myrentservice.it, PEC myrent.service@pec.it (di seguito anche “Titolare” o “Società”).
Per qualsiasi richiesta relativa al trattamento dei propri dati personali e per l’esercizio dei diritti di cui agli artt. 15-22 GDPR, l’Interessato può rivolgersi al Titolare ai recapiti sopra indicati.
Il Titolare ha nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO), contattabile al seguente recapito mail: dpo@myrentservice.it.
2. Finalità del trattamento e basi giuridiche
I dati personali raccolti tramite il Sito sono trattati dal Titolare per le finalità di seguito descritte, sulla base delle corrispondenti basi giuridiche.
2.1 Navigazione e funzionamento del Sito
Finalità: permettere il corretto funzionamento e la fruizione del Sito (gestione delle sessioni, sicurezza informatica, prevenzione di abusi, log di sistema).
Tipologia di dati: dati di navigazione automaticamente raccolti dal sistema (indirizzo IP, tipo di browser e sistema operativo, pagine visitate, orari di accesso, referrer).
Base giuridica: legittimo interesse del Titolare (art. 6 par. 1 lett. f GDPR) consistente nel garantire il corretto funzionamento e la sicurezza del Sito.
Periodo di conservazione: i log di navigazione sono conservati per un massimo di 6 mesi, salvo estensioni in caso di accertamenti per finalità di sicurezza o adempimento di obblighi di legge.
2.2 Riscontro alle richieste di contatto e di preventivo
Finalità: evadere le richieste di informazioni, di verifica della disponibilità dei mezzi, di preventivo e di assistenza inviate dall’Utente attraverso i form del Sito (modulo “Richiedi Disponibilità” presente nelle schede veicolo, pagina Contatti), l’email aziendale, il numero telefonico, oppure tramite applicativi di messaggistica esterni (es. WhatsApp). Quando il Titolare utilizza applicativi esterni, il relativo gestore può conoscere e trattare i dati come autonomo titolare; il Titolare segnala tale circostanza prima della condivisione dei dati.
Tipologia di dati: nome, cognome, ragione sociale e partita IVA (per richieste B2B), email, numero di telefono, contenuto del messaggio, dati relativi al noleggio richiesto (sede di ritiro/riconsegna, date e orari).
Base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’Interessato (art. 6 par. 1 lett. b GDPR).
Conferimento dei dati: facoltativo; l’eventuale rifiuto comporterà l’impossibilità di evadere la richiesta.
Periodo di conservazione: per il tempo necessario all’evasione della richiesta e fino a 24 mesi successivi, salvo richieste che originino un rapporto contrattuale (per il quale valgono i termini più estesi della finalità 2.3).
2.3 Conclusione ed esecuzione del contratto di noleggio
Finalità: gestire il contratto di noleggio dei veicoli, inclusi: identificazione del cliente e del conducente, verifica dei requisiti per la guida, consegna e riconsegna del mezzo, gestione dell’eventuale deposito cauzionale, gestione di pedaggi, sanzioni amministrative e contravvenzioni, gestione di sinistri e coperture assicurative, fatturazione e riscossione del corrispettivo, assistenza.
Tipologia di dati: dati anagrafici, codice fiscale e/o partita IVA, estremi del documento d’identità e della patente di guida, indirizzo, email, telefono, dati di pagamento/garanzia, dettagli del noleggio.
Pagamenti: le operazioni di pagamento sono protette da connessione HTTPS e da idonei sistemi di sicurezza. I dati delle carte di pagamento NON sono trattati direttamente dal Titolare ma dal gestore del servizio di pagamento prescelto (POS bancario/processore di pagamento), che ne è autonomo titolare; il Titolare riceve esclusivamente l’esito della transazione.
Base giuridica: esecuzione del contratto di noleggio di cui l’Interessato è parte (art. 6 par. 1 lett. b GDPR) e adempimento di obblighi di legge (art. 6 par. 1 lett. c GDPR), in particolare in materia fiscale, contabile e di circolazione stradale.
Conferimento dei dati: necessario per la conclusione e l’esecuzione del contratto; l’eventuale rifiuto comporta l’impossibilità di perfezionare il noleggio.
Periodo di conservazione: 10 anni dalla conclusione del contratto/ultima fattura, in osservanza delle disposizioni in materia di conservazione dei documenti contabili e fiscali (art. 2220 c.c.; D.P.R. 600/1973). I dati relativi a sinistri, sanzioni e contenziosi sono conservati per il tempo necessario alla relativa gestione e difesa.
2.4 Marketing e comunicazioni promozionali
2.4.A Marketing diretto del Titolare (Newsletter e comunicazioni promozionali)
Finalità: invio di newsletter, comunicazioni pubblicitarie e promozionali, offerte e novità sui servizi di noleggio, a mezzo email (ed eventualmente SMS/WhatsApp ove l’Interessato lo abbia espressamente autorizzato).
Tipologia di dati: email, nome ed eventuale recapito telefonico.
Base giuridica: consenso libero, specifico, informato e revocabile dell’Interessato (art. 6 par. 1 lett. a GDPR), raccolto tramite flag dedicato nel form di iscrizione alla newsletter. L’iscrizione è attivata solo a seguito di conferma (double opt-in).
Conferimento dei dati: facoltativo. Il mancato consenso non pregiudica la possibilità di fruire dei servizi di noleggio.
Revoca del consenso: in qualsiasi momento, cliccando sul link “Disiscriviti”/“Unsubscribe” presente in ogni comunicazione email o scrivendo a info@myrentservice.it.
Periodo di conservazione: fino a revoca del consenso o opposizione; in ogni caso il consenso sarà rinnovato dopo 24 mesi di inattività dell’Utente.
2.4.B Soft-spam (offerte su servizi analoghi a clienti esistenti)
Finalità: invio, all’indirizzo email comunicato dal cliente in occasione di un noleggio, di comunicazioni promozionali relative a servizi analoghi a quelli oggetto della precedente prestazione.
Base giuridica: legittimo interesse del Titolare ai sensi dell’art. 130, comma 4, del D.Lgs. 196/2003. L’Interessato è informato di tale possibilità all’atto della raccolta dei dati e in occasione di ciascuna comunicazione, con facoltà di opporsi gratuitamente in qualsiasi momento.
Diritto di opposizione: in qualsiasi momento, scrivendo a info@myrentservice.it o cliccando sul link di disiscrizione presente in ogni email.
Periodo di conservazione: fino a comunicazione di opposizione al trattamento da parte dell’Interessato.
2.5 Accertamento, esercizio o difesa di un diritto
Finalità: far valere o difendere un diritto del Titolare in sede giudiziaria o stragiudiziale.
Base giuridica: legittimo interesse del Titolare (art. 6 par. 1 lett. f GDPR).
Periodo di conservazione: per il tempo strettamente necessario, nei limiti dei termini di prescrizione applicabili.
2.6 Cookie e strumenti di tracciamento
Per le finalità connesse all’utilizzo di cookie tecnici, statistici e di profilazione/marketing, e per le indicazioni operative su come accettare, rifiutare o gestire le preferenze, si rinvia alla Cookie Policy del Sito, accessibile alla pagina /cookie-policy/.
3. Destinatari dei dati personali (Responsabili ex art. 28 GDPR)
I dati personali dell’Interessato sono trattati da personale interno del Titolare (incaricati e autorizzati al trattamento) e possono essere comunicati ai soggetti designati quali Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR mediante apposito accordo, tra cui, a titolo esemplificativo: fornitori di hosting e manutenzione del Sito, fornitori di servizi IT e del software gestionale di noleggio, consulenti (commercialista), compagnie assicurative e fornitori di servizi tecnici e organizzativi.
Con riferimento al servizio di noleggio auto richiamato dal Sito tramite il dominio collegato bogarent.it, gestito da Boga Fleet S.r.l., gli eventuali flussi di dati sono disciplinati da apposito accordo.
I dati possono inoltre essere comunicati a terzi per obblighi di legge (autorità giudiziaria, autorità tributaria, autorità di pubblica sicurezza). L’elenco aggiornato dei Responsabili è consultabile previa richiesta da inviare al Titolare ai recapiti indicati al punto 1. Non è prevista la diffusione dei dati personali a soggetti indeterminati.
4. Trasferimenti di dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo
Alcuni fornitori del Titolare (es. Google, Meta) possono avere sede al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE), in particolare negli Stati Uniti d’America. I trasferimenti verso paesi extra-SEE avvengono in conformità al Capo V del GDPR (artt. 44-49) sulla base delle seguenti garanzie:
- Decisione di adeguatezza UE-USA “EU-U.S. Data Privacy Framework” della Commissione europea del 10 luglio 2023, ove il fornitore vi abbia aderito;
- Standard Contractual Clauses (SCC) adottate dalla Commissione europea con Decisione di Esecuzione (UE) 2021/914 del 4 giugno 2021;
- misure supplementari tecniche e organizzative (pseudonimizzazione, crittografia in transito e a riposo) ove necessario.
L’Interessato può richiedere copia delle garanzie applicate scrivendo a info@myrentservice.it.
5. Processi decisionali automatizzati e profilazione
Il Titolare non effettua processi decisionali automatizzati che producano effetti giuridici sull’Interessato o che incidano significativamente sulla sua persona ai sensi dell’art. 22 GDPR, né attività di profilazione degli Utenti del Sito. L’eventuale utilizzo di cookie di marketing/retargeting da parte di fornitori terzi (Meta, Google) avviene esclusivamente previo consenso espresso tramite il banner cookie e configura un trattamento autonomo di tali fornitori (cfr. Cookie Policy).
6. Diritti dell’Interessato
Ai sensi degli artt. 15-22 GDPR, l’Interessato ha il diritto di:
- a) accedere ai propri dati personali e ottenerne copia (art. 15 GDPR);
- b) ottenere la rettifica dei dati inesatti o l’integrazione di dati incompleti (art. 16 GDPR);
- c) ottenere la cancellazione dei dati (“diritto all’oblio”), nei casi previsti (art. 17 GDPR);
- d) ottenere la limitazione del trattamento (art. 18 GDPR);
- e) ricevere i propri dati in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico (portabilità, art. 20 GDPR);
- f) opporsi in qualsiasi momento al trattamento basato su legittimo interesse e, in particolare, al trattamento per finalità di marketing diretto, incluso il soft-spam (art. 21 GDPR);
- g) revocare in qualsiasi momento il consenso prestato, senza pregiudizio della liceità del trattamento basato sul consenso prima della revoca (art. 7 par. 3 GDPR);
- h) non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato (art. 22 GDPR).
Per esercitare i diritti sopra elencati, l’Interessato può inviare una richiesta scritta a: Email info@myrentservice.it; PEC myrent.service@pec.it; Posta: My Rent Service S.r.l. – Via Variante Est – Tavernole, 40, 83030 – Manocalzati (AV).
Il Titolare risponderà senza ingiustificato ritardo e, in ogni caso, entro 1 mese dalla ricezione (estensibile a 3 mesi in caso di particolare complessità o elevato numero di richieste, previa comunicazione all’Interessato). La risposta è gratuita, salvo richieste manifestamente infondate o eccessive (art. 12 par. 5 GDPR).
7. Diritto di reclamo all’Autorità di controllo
Fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale, l’Interessato che ritenga che il trattamento dei propri dati personali violi il GDPR ha diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali (art. 77 GDPR), con sede in Piazza Venezia, 11 – 00187 Roma, sito web www.garanteprivacy.it, ovvero all’Autorità di controllo dello Stato membro UE in cui risiede abitualmente, lavora o si è verificata la presunta violazione.
Ultimo aggiornamento: maggio 2026. Il Titolare si riserva di modificare o aggiornare la presente informativa; le versioni aggiornate saranno pubblicate sul Sito.